Rifornire all'Esterno: La Trappola Nascosta che Può Affossare la Tua Pasticceria
Fornitura esterna in pasticceria: opportunità di business o voragine finanziaria mascherata? Troppe pasticcerie si illudono di guadagnare fornendo bar, hotel e ristoranti, ma i numeri raccontano una storia diversa. Scopri perché le forniture esterne potrebbero essere la trappola invisibile che sta erodendo i tuoi profitti e come un controllo maniacale dei numeri può salvarti dal disastro finanziario.
Contenuti
Introduzione: Il Miraggio delle Forniture Esterne
“Abbiamo appena firmato un contratto per rifornire cinque bar del centro! Questo porterà 5.000€ di fatturato in più al mese!”
Quante volte abbiamo sentito pasticceri entusiasti annunciare nuovi accordi di fornitura esterna con l’eccitazione di chi ha trovato il sacro Graal del business? La prospettiva di un fatturato garantito, ordini regolari e la possibilità di produrre in orari meno frenetici sembra irresistibile.
Ma abbiamo visto troppi bilanci con Pasticcere Imprenditore, analizzato troppe pasticcerie in difficoltà, per non riconoscere uno dei pattern più pericolosi e ricorrenti: le forniture esterne sono spesso una trappola finanziaria mascherata da opportunità di business.
La verità, supportata da dati concreti e analisi approfondite, è che molte pasticcerie stanno letteralmente pagando i loro clienti per mangiare i loro prodotti. Suona assurdo? Eppure è esattamente ciò che accade quando i costi reali completi non vengono calcolati correttamente.
La Matematica Ingannevole delle Forniture Esterne
Il problema inizia con calcoli semplicistici che creano l’illusione del profitto. Ecco come molti pasticceri valutano (erroneamente) la redditività delle forniture esterne:
Calcolo Tipico ma Incompleto
Per una fornitura di 100 cornetti al giorno a un bar locale:
Voce | Calcolo |
Prezzo di vendita | 0,60€ per cornetto |
Costo ingredienti | 0,32€ per cornetto |
Profitto apparente | 0,28€ per cornetto |
Profitto giornaliero | 28€ |
Profitto mensile | 728€ |
Con questi numeri, la fornitura sembra estremamente vantaggiosa. Ma questa matematica è drammaticamente incompleta e fuorviante.
Il Calcolo Reale e Completo
Quando si considerano tutti i costi coinvolti nella fornitura esterna, il quadro cambia radicalmente:
Voce | Calcolo |
Prezzo di vendita | 0,60€ per cornetto |
Costo ingredienti | 0,25€ per cornetto |
Costo manodopera diretta | 0,09€ per cornetto |
Ammortamento attrezzature | 0,03€ per cornetto |
Energia per produzione | 0,03€ per cornetto |
Costi di consegna (autista, carburante, veicolo) | 0,10€ per cornetto |
Tempo gestione ordini e amministrazione | 0,04€ per cornetto |
Quota parte affitto e utenze | 0,10€ per cornetto |
Costo totale reale | 0,64€ per cornetto |
Perdita effettiva | -0,04€ per cornetto |
Perdita mensile | -104€ |
La realtà sconcertante è che molte pasticcerie stanno perdendo denaro con ogni singolo prodotto fornito all’esterno, e lo fanno su larga scala, erodendo significativamente i profitti generati dalle vendite dirette.
I Costi Nascosti che Trasformano Profitti in Perdite
Analizziamo in dettaglio i costi nascosti che vengono sistematicamente ignorati quando si valutano le forniture esterne:
1. Costi di Consegna
Non si tratta solo del carburante, ma di un complesso di costi che include:
- Ammortamento del veicolo
- Assicurazione e bollo
- Manutenzione
- Tempo dell’autista (che spesso è il titolare stesso)
- Parcheggi e multe
Per una fornitura che richiede 30 minuti di consegna al giorno, il costo reale può facilmente superare i 20-25€, che su 100 cornetti rappresenta 0,20-0,25€ per pezzo. Mi auguro che tu non assuma un autista solo per 100 cornetti al giorno, men che meno ti prenda tu l’impegno di consegnarli…
2. Packaging Speciale
I prodotti destinati alle forniture esterne richiedono generalmente imballaggi più robusti e professionali:
- Scatole rinforzate
- Vassoi separatori
- Etichette specifiche
- Sacchetti protettivi
Questi materiali possono incidere per 0,05-0,10€ per prodotto, un costo raramente conteggiato. Non l’abbiamo inserito nel calcolo, perché sappiamo quello che “dovrebbe” essere fatto ma anche quello che “viene” fatto, ed ecco che i cornetti vengono buttati dentro le prime scatole che capitano (non nascondiamoci dietro ad un dito, eh).
3. Gestione Ordini e Amministrazione
Il tempo dedicato a:
- Raccogliere e processare gli ordini
- Pianificare la produzione specifica
- Gestire fatturazione e pagamenti
- Risolvere problemi e reclami
rappresenta un costo significativo che può incidere per 50-100€ mensili su una fornitura di medie dimensioni.
4. Resi e Invenduto
Le forniture esterne spesso includono accordi per il reso dell’invenduto o sostituzione dei prodotti difettosi. Anche con un tasso conservativo del 5%, l’impatto finanziario è sostanziale e raramente viene contabilizzato nel calcolo iniziale. Non l’abbiamo conteggiato perché non tutti lo accettano.
5. Dilazione dei Pagamenti
Mentre i costi vengono sostenuti immediatamente, i pagamenti delle forniture arrivano spesso con 30, 60 o addirittura 90 giorni di ritardo. Questo costo finanziario (liquidità bloccata, eventuale ricorso a fidi bancari) è quasi sempre ignorato. Ed è un problema gravissimo.
Case Study: La Pasticceria che Perdeva 0.10€ per Ogni Cornetto Venduto
Per illustrare quanto sia pericolosa questa trappola, analizziamo il caso reale di una pasticceria cliente di Pasticcere Imprenditore.
Situazione Iniziale
La pasticceria, attività storica con un ottimo laboratorio, aveva sviluppato un’importante rete di forniture esterne:
- 8 bar riforniti quotidianamente
- 3 hotel riforniti nei weekend
- 2 ristoranti riforniti per eventi speciali
Il fatturato mensile dalle forniture esterne era di circa 15.000€, con un apparente margine del 70% considerando solo il costo degli ingredienti. Il titolare era convinto che le forniture esterne rappresentassero la parte più redditizia del suo business.
L’Analisi Shock
L’analisi approfondita condotta utilizzando Pasticcere Pro ha rivelato una realtà scioccante:
- Costo reale delle forniture: 18.300€ mensili
- Fatturato generato: 15.000€ mensili
- Perdita netta mensile: 3.300€
Particolarmente critica era la situazione dei cornetti forniti a un bar di lusso a 0,55€ ciascuno, con un costo reale di 0,80€ per pezzo a causa di:
- Qualità premium degli ingredienti
- Packaging personalizzato
- Consegna in orari specifici (con conseguenti inefficienze produttive)
- Pagamenti sistematicamente in ritardo di 90+ giorni
In pratica, la pasticceria stava perdendo 0.25€ per ogni cornetto venduto a questo cliente “prestigioso”, per un totale di oltre 1.200€ al mese solo per questo.
La Svolta
Dopo aver implementato un controllo maniacale dei numeri e rinegoziato o terminato le forniture non redditizie:
- La pasticceria ha ridotto il fatturato da forniture esterne del 40%
- L’utile complessivo dell’attività è aumentato del 25%
- Il tempo liberato ha permesso di sviluppare nuove linee di prodotto per il punto vendita diretto
Questo caso dimostra come un fatturato più basso possa tradursi in profitti significativamente più alti quando i numeri vengono analizzati correttamente.
La Trappola della Guerra dei Prezzi
Un aspetto particolarmente insidioso delle forniture esterne è la costante pressione al ribasso sui prezzi. Questo fenomeno è alimentato da diversi fattori:
1. Concorrenza Basata Solo sul Prezzo
Molti bar e ristoranti selezionano i fornitori principalmente in base al prezzo, non alla qualità. Questo spinge le pasticcerie a competere al ribasso, spesso scendendo sotto la soglia di redditività.
2. Il Mito del “Volume Compenserà i Margini”
Erroneamente, molti pasticceri credono che margini più bassi possano essere compensati da volumi maggiori. Questa logica è fallace quando il margine è già negativo: volumi maggiori significano semplicemente perdite maggiori.
3. Copiare i Prezzi della Concorrenza
“Se loro lo vendono a quel prezzo, devo farlo anch’io”. Questo ragionamento ignora che:
- Ogni pasticceria ha una struttura di costi unica
- La concorrenza potrebbe già essere in perdita
- Differenze qualitative potrebbero giustificare prezzi diversi
4. Paura di Perdere il Cliente
Il timore di perdere un cliente importante porta spesso ad accettare condizioni economicamente insostenibili, in un circolo vizioso che erode progressivamente i margini.
“Spesso si tendono a trascurare i costi e si finisce con il vendere prodotti sottocosto, soprattutto se si fanno forniture esterne. Ma in generale se si lavora tanto e in tasca resta poco, molto spesso il problema è questo e si fanno i prezzi copiando dalla concorrenza.”
Il Vero Impatto sui Bilanci: Dati e Analisi
Analizzando i bilanci di oltre 100 pasticcerie clienti di Pasticcere Imprenditore, emergono dati illuminanti sull’impatto delle forniture esterne:
Statistiche Rivelatrici
- 67% delle pasticcerie con forniture esterne ha almeno un cliente a cui vende sottocosto
- 42% delle pasticcerie ha forniture esterne complessivamente in perdita
- L’impatto negativo medio sui bilanci è di 15.000-25.000€ annui
- Solo il 13% delle pasticcerie analizza correttamente la redditività delle forniture esterne
- La differenza tra costo percepito e costo reale delle forniture è mediamente del 35-45%
Paradossi Comuni
Nelle nostre analisi abbiamo riscontrato situazioni paradossali ricorrenti:
- Pasticcerie che rifiutavano clienti al banco per concentrarsi su forniture esterne in perdita
- Titolari che lavoravano ore extra per soddisfare clienti che generavano perdite
- Investimenti in attrezzature specifiche per prodotti forniti sottocosto
Questi scenari sono il risultato diretto di una mancanza di controllo numerico rigoroso e di analisi finanziarie incomplete.
Come Calcolare Correttamente il Prezzo per le Forniture Esterne
Per evitare la trappola delle forniture in perdita, è essenziale implementare un metodo di calcolo scientifico e completo:
Formula Corretta per il Prezzo Minimo
Prezzo Minimo = (Costo Ingredienti + Manodopera + Energia + Ammortamenti +
Packaging + Consegna + Amministrazione + Quota Costi Fissi) ÷
(1 – Percentuale Resi) × (1 + Margine Desiderato) ×
(1 + Fattore Dilazione Pagamento)
Questa formula garantisce che tutti i costi siano coperti e che sia incluso un margine di profitto adeguato.
Esempio Pratico
Per un cornetto con:
- Costo ingredienti: 0,25€
- Altri costi diretti e indiretti: 0,25€
- Percentuale resi prevista: 5%
- Margine desiderato: 25%
- Pagamento a 60 giorni (fattore 1,03 per costo del denaro)
Il prezzo minimo dovrebbe essere:
(0,25€ + 0,25€) ÷ (1 – 0,05) × (1 + 0,25) × 1,03 = 1,23€
Accettare un prezzo inferiore a 1,23€ significa vendere in perdita, indipendentemente dal volume.
L’importanza del Prezzo Differenziato
Un errore comune è applicare lo stesso prezzo per le vendite al banco e per le forniture esterne. In realtà, i prezzi delle forniture dovrebbero essere calcolati separatamente, considerando i costi specifici aggiuntivi.
Il prezzo per le forniture dovrebbe generalmente essere del 10-15% superiore rispetto al prezzo di vendita al dettaglio, non scontato come erroneamente si tende a fare. Perché? Perché la struttura la paghi uguale, ma l’autista è solo per gli esterni.
Controllo Maniacale dei Numeri: L'Unica Soluzione
Abbiamo visto troppe volte forniture in perdita analizzando i bilanci delle pasticcerie. L’unica soluzione è implementare un controllo maniacale e sistematico dei numeri.
Cosa Monitorare Rigorosamente
- Costo completo per ogni prodotto fornito, aggiornato in tempo reale quando cambiano i prezzi delle materie prime
- Tempo effettivo dedicato alle forniture, incluso produzione, consegna e amministrazione
- Tasso di reso e reclami per cliente, con valorizzazione economica
- Tempi medi di pagamento e relativo impatto finanziario
- Redditività per cliente e per linea di prodotto
Frequenza dell’Analisi
Il controllo deve essere:
- Settimanale per i volumi e i resi
- Mensile per l’analisi completa di redditività
- Trimestrale per la revisione strategica del portafoglio clienti
Solo attraverso questo monitoraggio costante è possibile identificare tempestivamente le forniture problematiche e intervenire prima che causino danni significativi.
Pasticcere Pro: Lo Strumento per Analizzare le Forniture Esterne
Un controllo maniacale dei numeri richiede strumenti adeguati. Pasticcere Pro è stato sviluppato specificamente per rispondere a questa esigenza, con funzionalità dedicate all’analisi delle forniture esterne:
Funzionalità Chiave per le Forniture
- Calcolo del costo reale completo di ogni prodotto, includendo tutti i fattori discussi
- Monitoraggio dei tempi di produzione
- Analisi di redditività per reparto
- Simulazioni di scenario per valutare l’impatto di cambiamenti nei prezzi o nei volumi
- Dashboard dedicata alle forniture esterne
Benefici del Controllo Sistematico
L’implementazione di Pasticcere Pro per l’analisi delle forniture esterne permette di:
- Identificare immediatamente le forniture in perdita
- Quantificare l’impatto finanziario di ogni cliente
- Simulare nuovi prezzi per ristabilire la redditività
- Prendere decisioni basate su dati oggettivi, non su percezioni
- Documentare con precisione i costi in fase di negoziazione
Strategie per Rendere Redditizie le Forniture Esterne
Le forniture esterne non sono necessariamente da evitare, ma devono essere gestite con estrema attenzione. Ecco le strategie che abbiamo visto funzionare:
1. Rinegoziazione Basata sui Dati
Quando i numeri mostrano una fornitura in perdita, la rinegoziazione deve essere supportata da analisi dettagliate che mostrano i costi reali. Questo approccio professionale è più efficace di un generico “devo aumentare i prezzi”.
2. Selezione Strategica dei Clienti
Non tutti i clienti sono uguali. Privilegiare quelli che:
- Rispettano i tempi di pagamento
- Hanno un tasso di reso basso
- Ordinano con regolarità e anticipo
- Valorizzano la qualità oltre il prezzo
- Sono geograficamente vicini
3. Ottimizzazione Logistica
Raggruppare le consegne per zona, implementare un minimo d’ordine per consegna, standardizzare gli orari di consegna: queste semplici ottimizzazioni possono ridurre significativamente i costi.
4. Differenziazione dell’Offerta
Sviluppare prodotti specifici per le forniture esterne che:
- Abbiano shelf-life più lunga
- Richiedano meno manodopera
- Utilizzino materie prime più stabili nei prezzi
- Possano essere prodotti nei momenti di minor carico produttivo
5. Contratti Strutturati Correttamente
Includere nei contratti clausole che proteggano la redditività:
- Adeguamenti dei prezzi al variare dei costi delle materie prime
- Limiti chiari ai resi accettati
- Penali per ritardi nei pagamenti
- Minimi d’ordine garantiti
Quando è Meglio Dire "No" a un Cliente
Controintuitivamente, rifiutare determinate forniture può essere la decisione più saggia. Ecco quando è meglio dire “no”:
Segnali di Allarme
- Il cliente negozia esclusivamente sul prezzo, ignorando qualità e servizio
- Il margine calcolato è inferiore al 15%, anche nelle proiezioni più ottimistiche
- I pagamenti sono sistematicamente in ritardo nelle esperienze passate
- Il tasso di reso supera il 10% senza giustificazioni valide
- Il cliente richiede esclusività senza garantire volumi adeguati
- Le richieste comportano inefficienze produttive significative
- Il servizio richiede investimenti specifici con ROI incerto
Il Valore di Dire “No”
Dire “no” a una fornitura non redditizia:
- Libera tempo e risorse per opportunità più profittevoli
- Migliora il morale del team, non più pressato da richieste impossibili
- Invia un messaggio chiaro sul valore del tuo prodotto
- Preserva la liquidità e la salute finanziaria dell’attività
Come dice un vecchio adagio nel business: “Non è ciò che fai, ma ciò a cui rinunci che determina il tuo successo”.
Conclusione: Da Zavorra a Opportunità
Le forniture esterne rappresentano una delle trappole più insidiose nel settore della pasticceria, ma possono essere trasformate in un’autentica opportunità con il giusto approccio.
La differenza tra pasticcerie che perdono denaro e quelle che prosperano con le forniture esterne non sta nella qualità dei prodotti o nella capacità produttiva, ma nell’implementazione di un controllo maniacale dei numeri.
Abbiamo visto troppe volte forniture in perdita analizzando i bilanci. La verità è che molti pasticceri stanno inconsapevolmente finanziando i caffè e le colazioni dei clienti dei loro clienti, erodendo progressivamente non solo i margini ma la sostenibilità stessa della loro attività.
La buona notizia è che questo problema ha una soluzione concreta: analisi rigorose, calcoli completi e decisioni basate sui dati, supportate da strumenti come Pasticcere Pro progettati specificamente per questa sfida.
Le forniture esterne possono essere una componente redditizia della tua pasticceria, ma solo quando ogni singolo costo è contabilizzato correttamente e ogni prezzo è stabilito scientificamente.
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